Spółki administrujące danymi

Grupa GPEC, jako grupa kapitałowa, aby osiągnąć cele biznesowe i zapewnić najwyższe standardy świadczonych usług, w tym obsługi klientów, wspólnie ustalająca cele i środki przetwarzania danych osobowych, na mocy art. 26 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO) współadministruje danymi osobowymi zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.

1. Grupę GPEC tworzą Spółki:
   • GPEC SP. Z O.O.,
   • GPEC SYSTEM SP. Z O.O.
   • GPEC EKSPERT SP. Z O.O.,
   • GPEC PELPLIN SP. Z O.O.,
   • Orchis Energia Sopot Sp. z o.o.,
   • GPEC SERWIS SP. Z O.O.,
   • GPEC PRO SP. Z O.O.,
   • GPEC ENERGIA SP. Z O.O.
2. Spółką Wiodącą w Grupie jest GPEC Sp. z o.o., która wytwarza i dostarcza ciepło oraz zajmuje się świadczeniem usług okołoenergetycznych. GPEC sprawuje kontrolę nad procesami przetwarzania danych osobowym we wszystkich Spółkach Grupy, identyfikuje ryzyka przetwarzania danych osobowych i adekwatnie do nich wyznacza standardy bezpieczeństwa, zapewniające odpowiednią ochronę dla wszystkich danych osobowych przetwarzanych w Grupie, zapewniając jednocześnie środki finansowe na ich wdrożenie i utrzymanie. Spółka zarządza procesami:
   • nadzoru nad wytwarzaniem i przesyłaniem energii cieplnej – w tym w szczególności nad infrastrukturą ciepłowniczą Spółek w tym zarządzanie i nadzór nad koncesjami,
   • zapewnienia sprawności i ciągłości produkcji źródeł węglowych, wsparcie eksploatacji w obsłudze infrastruktury 24/7 h,
   • obsługi klientów masowych w zakresie kontaktu bezpośredniego, telefonicznego oraz elektronicznego, w tym obsługa osób zgłaszających awarie oraz innych osób postronnych kontaktujących się z Grupą GPEC. Obsługa klientów strategicznych. Prowadzenie działalności w zakresie Public Relations Spółek.
   • świadczenia usług marketingowych, obsługi zapytań ze strony internetowej Grupy GPEC oraz stron produktowych, obsługi newslettera Grupy GPEC,
   • planowania, przygotowania oraz nadzoru nad prowadzeniem inwestycji przez Spółki, w tym w zakresie uzgodnień budowlanych i lokalizacyjnych,
   • realizacji usług w zakresie szkoleń oraz warsztatów celowych dla Projekt Menadżerów.
   • usługi w zakresie monitoringu i nadzoru nad pracą urządzeń pomiarowo rozliczeniowych, nadzoru nad procesem wymian legalizacyjnych i montaży urządzeń pomiarowo rozliczeniowych, wsparcia w zadaniach utrzymania ruchu źródła i węzłów w zakresie el-en i AKPiA. wdrażania i rozwój układów telemetrycznych.
   • przygotowania posiedzeń Rady Nadzorczej, Zarządu oraz Zgromadzenia Wspólników Spółek w tym sporządzanie wymaganej prawem dokumentacji oraz jej archiwizacja,
   • usług w zakresie zarządzania Małymi Elektrowniami Wodnymi.
   • BHP i PPOŻ,
   • organizacji wydarzeń, np. targów konferencji.
3. GPEC System Sp. z o.o. pełni funkcję Centrum Usług Wspólnych w Grupie GPEC, zarządzając procesami:
   • prowadzenia tzw. miękkiego HR. Wykonywanie obowiązków nałożonych na Spółki jako na pracodawców wynikających z kompleksowej obsługi kadrowej. Wykonywanie obowiązków nałożonych na Spółki jako na pracodawców wynikających z kompleksowej obsługi płacowej.
   • rekrutacji,
   • zarządzania nieruchomościami, w tym zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego i nadzoru nad monitoringiem wizyjnym,
   • zarządzania flotą pojazdów
   • obsługi korespondencji,
   • prowadzenia czynności kontrolingu w Spółkach, pozyskiwania finansowania dla Spółek,
   • rozliczania, fakturowania i windykacji,
   • świadczenia usług kompleksowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, rejestrów do celów podatkowych, składania deklaracji podatkowych oraz spełniania pozostałych obowiązków sprawozdawczych,
     sporządzania sprawozdań finansowych i sprawozdawczości statutowej, rozliczania podatków oraz doradztwa podatkowego, obsługi z banków, organów podatkowych i biegłych rewidentów,
   • zakupów i zarządzania kontrahentami, z zastrzeżeniem, że obsługa merytoryczna poszczególnych umów pozostaje w gestii poszczególnych Spółek,
   • obsługi osób poszkodowanych w związku z działaniami Grupy GPEC,
   • ustanawiania służebności na nieruchomości,
   • zapewnienia odpowiedniej dostępności i jakości wspomagania informatycznego dla procesów biznesowych Spółek,
   • zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury teleinformatycznej Grupy GPEC, w tym nadzór nad systemami IT oraz obsługi sieci,
   • zapewnienia odpowiedniego rozwoju oraz wsparcia w zakresie wdrażania nowoczesnych rozwiązań informatycznych,
   • zapewnienia obsługi prawnej,
   • zapewnienia przestrzegania przepisów z zakresu ochrony środowiska.
   • koordynowania projektów związanych z pozyskaniem i rozliczaniem dofinansowań.
   • przygotowanie taryf, prowadzenia procesów taryfikacyjnych w postępowaniach przed Prezesem Urzędu Regulacji Energetyki lub innymi organami administracyjnymi.
   • finansowych analiz strategicznych.
4. GPEC SERWIS SP. O.O. zajmuje się budową, remontami i modernizacją instalacji ciepłowniczych, sieci wodno-kanalizacyjnych, realizacją instalacji ciepłowniczych z wykorzystaniem OZE, usuwaniem awarii oraz prowadzeniem gospodarki magazynowej.
5. GPEC PRO SP. O.O. zajmuje się kompleksowymi projektami energetycznymi i okołoenergetycznymi. W szczególności skupia się na sprzedaży ciepła ze źródeł zdecentralizowanych maksymalnie do 5 MW.
6. GPEC ENERGIA SP. O.O. zajmuje się produkcją energii z odnawialnych źródeł, czyli małych elektrowni wodnych (MEW). Spółka świadczy szereg usług dodatkowych, m.in. consulting w zakresie energetyki, handel energią elektryczną i paliwem gazowym i świadectwami pochodzenia oraz wykonuje audyty energetyczne.
7. GPEC EKSPERT SP. Z O.O., GPEC PELPLIN SP. Z O.O., Orchis Energia Sopot Sp. z o.o. zajmują się wytwarzaniem, przesyłaniem i dystrybucją ciepła oraz świadczeniem usług okołoenergetycznych.
8. Przepływ danych osobowych pomiędzy poszczególnymi Spółkami wynika z relacji pomiędzy nimi w Grupie GPEC i potrzeby centralizacji zarządzania poszczególnymi procesami. Nie narusza on w żaden sposób przepisów prawa. Szczegółowy zakres współadministrowania zawiera Matryca przepływu danych osobowych w Grupie GPEC, prowadzona przez Inspektora Ochrony Danych (IOD).
9. W ramach poszczególnych operacji przetwarzania danych osobowych Spółka zarządzająca danym procesem zobowiązana jest do spełnienia wobec Podmiotu danych obowiązku informacyjnego, jest również odpowiedzialna za realizację praw osób, których dane dotyczą.

Aby zarządzać udzielonymi zgodami prosimy o kontakt pod poniższym adresem mailowym:
bok@gpec.pl